3. Перечень необходимых документов
На этом этапе предстоит составить перечень документов, необходимых для кадрового отдела. Это обязательные документы, без которых невозможно ведение кадрового делопроизводства. Сюда относятся локально-нормативные акты, трудовые договора и соглашения с сотрудниками, приказы по личному составу, журналы регистрации. При наличии подробного списка можно делегировать задачу по составлению второстепенных документов другим сотрудникам. Также список необходимых документов пригодится в дальнейшем при проведении внутреннего аудита работы кадрового отдела.
Основные локально-нормативные акты кадрового отдела
Локальные нормативные акты регламентируют основные аспекты деятельности организации в плане работы с персоналом и внутреннего распорядка. В Трудовом кодексе РФ закреплено право юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на оформление локальных нормативных актов и обязанность знакомить с ними сотрудников под роспись:
Работодатель имеет право:
принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями)
Работодатель обязан:
знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью5
В каждой организации обязательно оформляются документы, регламентирующие внутренний распорядок, режим работы, состав и численность трудового коллектива, порядок оплаты труда и обработки персональных данных. Если эти важные аспекты не закреплены документально, организация рано или поздно столкнётся с правовыми последствиями. К основным локально-нормативным актам кадрового отдела относятся:
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). При приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под подпись. Действуют до замены новыми.
Положение о защите персональных данных работников. При приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под подпись. Действует до замены новым.
Штатное расписание (ф. Т-3). Составляется ежегодно.
График отпусков.
Эти документы оформляются в первую очередь. Даже если на начальном этапе в организацию планируется набрать всего несколько человек, информацию об их количестве и размере окладов необходимо закрепить в штатном расписании, а также составить график отпусков. Отсутствие этих документов, выявленное проверкой, приведёт к административным последствиям в виде штрафа.
Документы для работы с сотрудниками
Когда задача по составлению внутренних нормативных актов успешно решена, можно браться за разработку второстепенных, но также обязательных в работе кадровой службы документов. К ним относятся нормативные акты, регулирующие различные аспекты кадрового взаимодействия с сотрудниками (обучение, командировки, дополнительные отпуска, порядок поощрений и взысканий) и распорядительные документы.
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранится в отделе кадров и ведётся постоянно.
Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.
Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании
Положение о системе обучения. При наличии системы обучения в организации.
Положение об аттестации работников. При проведении аттестации по решению работодателя.
График отпусков. Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Трудовой договор. Заключается в письменной форме с каждым работником.
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям.
Приказы о приёме на работу. Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.
Приказы о переводе на другую работу. Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).
Приказы об увольнении
Приказы по основной деятельности. Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведётся дело «Копии приказов по основной деятельности».
Приказы о предоставлении отпусков. Издаются на основании графика отпусков или заявления работника.
Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Личная карточка работника (форма Т-2). Заводится на каждого работника.
Трудовая книжка. Работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.
Оформление журналов регистрации
Для приобретения документами юридической силы необходимо их зарегистрировать путём присвоения порядкового номера и фиксации его в специальном журнале. Регистрация придаёт документам юридическую силу, а также оптимизирует информационно-справочную работу по поиску нужных бумаг. Поэтому в кадровом отделе необходимо постоянно вести следующие журналы регистрации и книги учёта:
Книга учёта (журнал регистрации) приказов по основной деятельности
Книга учёта (журнал регистрации) приказов о приёме на работу
Книга учёта (журнал регистрации) приказов об увольнении
Книга учёта (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков
Журнал регистрации командировочных удостоверений
Для исключения случайной или намеренной утраты листов все журналы пронумеровывают и прошнуровывают, скрепляют печатью и подписью руководителя. Журналы регистрации вводятся в действия приказом директора.
Конец ознакомительного фрагмента.
Примечания
1
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993), статья 37
2
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015), статья 114. Ежегодные оплачиваемые отпуска
3
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 23.05.2016) ГК РФ Статья 52. Учредительные документы юридических лиц
4
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 23.05.2016) ГК РФ Статья 52. Учредительные документы юридических лиц
5
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015), Статья 22. Основные права и обязанности работодателя